¿Qué herramientas tecnológicas podrían ayudar a tu despacho en 2023?

Por Verónica Pedrón

Llega el último mes del año y con él el momento de hacer balance sobre el estado de nuestro despacho, qué servicios se han demandado más, cuál ha sido el volumen de trabajo y la respuesta de nuestro equipo al mismo, horas facturadas e ingresos y un sin fin de cuestiones que sin duda nos hacen reflexionar.

Sin embargo, la que más quebraderos de cabeza provoca es dónde seguimos teniendo cuellos de botella y cómo podemos solucionarlos.

El primer paso para conseguirlo es hace una auditoría interna no sólo evaluando la tecnología actual y su utilidad sino también determinando cuáles son los problemas a los que actualmente nos enfrentamos dentro de la organización (ya que por lo general varían de un año a otro). En este punto será clave contar con la opinión del equipo de abogados del despacho puesto que ellos mejor que nadie sabrán qué tareas conllevan un mayor esfuerzo y tiempo sin ser triviales y a cuáles se les dedica menos recursos de los necesarios.

Una vez que tenemos identificado el problema o problemas, toca evaluar la tecnología disponible en el mercado y escoger aquella que se ajuste a nuestra forma de trabajo y nos ayude a solucionar esos cuellos de botella que tanto sufrimos. Pero, ¿y si desconozco qué tecnología existe o cómo aplicarla a mi caso concreto?

En ese caso, a continuación os dejo algunos ejemplos de herramientas que podrían ayudar a los problemas más generalizados de los despachos de abogados en este 2023 que está por llegar.

– Sitio web y herramientas de chat incorporado

Aunque parezca mentira en la actualidad todavía son muchos los despachos (sobre todo pequeños o unipersonales) que no cuentan con una web donde se promocionen sus servicios y se facilite al cliente el contacto con ellos. Este sin duda sigue siendo uno de los grandes problemas puesto que supone que tengan que invertir en campañas de marketing o SEO para hacerse visible a los clientes, formas mucho más costosas y que requieren de una mayor inversión de tiempo que una simple landing informativa.

Asimismo, los consumidores legales se están acostumbrando cada vez más a obtener información a través de estas webs y, por lo general, prefieren encontrar ahí las respuestas de sus dudas antes de llamar por teléfono o desplazarse hasta la oficina.

En ese sentido, podemos hacer uso de los chats en vivo o chatbots incrustados en nuestra web, una forma asequible y práctica para que el despacho brinde información a los clientes potenciales y también para obtener información de admisión.

– Recepcionista virtual

La abogacía es un trabajo exigente donde el trabajo se acumula mientras los plazos y clientes no descansan prácticamente ni en festivo y las horas del día no dan para llegar a todo.

Afortunadamente, hay opciones disponibles que alivian la sobrecarga y reducen las horas que debemos invertir a las tareas administrativas que enfrentan los abogados que trabajan solos y en firmas pequeñas. Y es que al delegar tareas rutinarias como recepcionista y servicios de admisión, el abogado puede concentrarse en hacer el trabajo que realmente importa, es decir, resolver los problemas de sus clientes.

– Paquete ofimática y herramientas asociadas a él

Quizá sea la herramienta más al alcance de todos y a la que menos partido le sacamos. De hecho, prácticamente la totalidad de los escritos del despacho pasarán por ella pero su uso no debe quedarse únicamente en una herramienta de escritura.

Con este paquete, bien sea Microsoft 365 o Google Workspace podremos recibir la documentación de nuestros cliente y que ésta automáticamente se incluya dentro de su carpeta, enviar recordatorios con la documentación que falta o agendar una cita con ellos para resolver sus dudas.

Además, también nos puede ayudar a mejorar procesos a nivel de equipo puesto que podemos tener documentos compartidos en los que quedarán grabados los cambios que cada abogado vaya realizando.

– Herramientas de revisión de documentación

Cuántas horas hemos invertido nosotros o los más jóvenes de nuestro despacho en revisar documentación, bien sea para saber si contamos con la totalidad necesaria o para extraer errores o posibles argumentos a utilizar en nuestros alegatos, ¿muchas verdad?

Pues en esta tarea también podemos apoyarnos en la tecnología ya que en el mercado podemos encontrar una gran variedad de software que puede revisar contratos, extraer cláusulas concretas que se repiten, errores en las mismas o incluso extraer fragmentos que puedan ayudarnos a sustentar nuestro caso. De esta manera, el abogado únicamente tendrá que centrarse en estructurar su discurso y convencer al juez o a la parte contraria con sus trabajados argumentos.

– Metodologías ágiles

Las grandes consultoras legales se enfrentan en la actualidad a grandes proyectos de asesoramiento legal para organismos públicos y privados. Casos que les exigen preparar un equipo de abogados interdisciplinar y un proceso de desarrollo de dicho proyecto, con sus fases, sus tiempos y sus resultados esperados.

Una de las soluciones para que ello llegue a buen puerto es hacer uso de las metodologías ágiles para desglosar paso a paso y hacer que el despacho sea capaz de modificar la pauta de desarrollo del proyecto en el menor tiempo posible cuando los contratiempos surgen.

Además, estas metodologías traen consigo otras ventajas como la reducción de costes de gestión, aumento de la capacidad de predicción y de control de los acontecimientos, mejora el trabajo en equipo, mayor control y satisfacción por parte del cliente y mayor calidad del servicio final.

En conclusión, el final del año puede ser un momento agobiante para los despachos de abogados pero también es el momento indicado para hacer balance y mejorar sus procesos de cara a ser más productivos. En ese sentido, y como hemos visto, sin duda la tecnología puede ayudarnos a ello más de lo que pensamos.

Verónica Pedrón
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