Condiciones y normas de uso

14 de mayo de 2021

1. El Colegio de Abogados proporciona a sus colegiados/usuarios el servicio de correo electrónico corporativo. El Colegio de Abogados será el único interlocutor válido con sus colegiados/ usuarios.

2. En virtud de lo anterior, se pone a disposición de los colegiados/usuarios el servicio de correo electrónico, que se divide, según las necesidades del usuario, en dos tipos de correos, que comprenden las siguientes características:

Correo Corporativo de Microsoft (licencia E1)
- Buzón de correo de 50 GB
- 1 TB de almacenamiento en la nube
- Gestión profesional de agendas, contactos y tareas
- Paquete office para uso en la nube
- Mensajería instantánea
- Servicio de Videoconferencia

Correo corporativo (Arsys)
- Buzón de correo de 8GB de capacidad
- Antivirus/antispam
- Protocolo de acceso POP3/IMAP
- Tamaño mensaje hasta 25MB desde webmail

Estas características del servicio son susceptibles de ser modificadas en función de las necesidades del servicio.

3. El Colegio de Abogados se encarga de la administración de las cuentas de correo electrónico generadas y, a tal efecto, informa a sus colegiados/usuarios de que son los únicos responsables del uso adecuado que se haga de las cuentas conforme a estas normas de uso.

4. El servicio de cuenta de correo podrá verse interrumpido cuando ello resulte preciso para realizar las operaciones de mantenimiento necesario o por causas constitutivas de caso fortuito o fuerza mayor. El colegiado excluye cualquier responsabilidad de la organización colegial por los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan producirse por una falta ocasional o justificada de disponibilidad o continuidad en el servicio de cuenta de correo, así como por una falta de utilidad que se pudiera atribuir al mismo.

5. La información contenida en las cuentas será conforme con la normativa vigente.

El colegiado/usuario será responsable frente al Colegio de Abogados del contenido alojado en sus cuentas de correo y asume la responsabilidad en caso de incumplimiento de la obligación anterior, quedando el Colegio de Abogados y el Consejo General exentos de responsabilidad frente a terceros.

6. El colegiado/usuario tendrá prohibido el envío masivo de cualquier tipo de información sin autorización de los destinatarios desde su cuenta de correo.

Si el colegiado/usuario utiliza, voluntaria o involuntariamente, la cuenta de correo para el envío masivo de información, queda informado de que podrá bloquearse dicha cuenta de forma temporal.

El Colegio de Abogados advertirá al usuario de la cuenta del incumplimiento de cualquiera de estas normas para que justifique su actuación y le ponga fin, pudiendo cursar el bloqueo e, incluso en su caso, la baja de la cuenta de correo afectada.

7. Cuando el colegiado/usuario, por cualquier motivo, cause baja en el Colegio de Abogados, éste procederá a dar de baja la cuenta con un preaviso mínimo de 30 días.

8. Cuando el colegiado/usuario no haga uso de su cuenta de correo por un periodo superior a 90 días naturales, y ante la necesidad de depurar el sistema de asignación de licencias y de mantenimiento de las mismas con base en criterios de utilidad y uso, se establecen los siguientes criterios de desasignación de licencia por razón del no uso:

A los Abogados que no accedan a su servicio de correo electrónico, durante un plazo superior a 90 días, se les dará de baja la licencia asignada.
La efectiva pérdida de la licencia se llevará a efecto de forma automática, si bien el afectado dispondrá de un plazo, no inferior a 10 días naturales, para bien reactivar la cuenta mediante su uso, bien recuperar los archivos y elementos que haya almacenado en cualquiera de las funcionalidades de la licencia.
Pese a lo expuesto, cualquier colegiado que haya perdido su licencia, por desasignación derivada de no uso o por cualquier otra circunstancia, tendrá derecho a solicitar que se le asigne una nueva licencia, si bien ésta ya no dispondrá de ninguno de los elementos que tenía la anteriormente desasignada.
En todo caso, el Consejo General de la Abogacía Española remitirá a todas las cuentas afectadas una comunicación informándoles de la próxima desasignación por no uso; igualmente se pondrá a disposición de los Colegios un listado de cuentas afectadas a fin de que por tales corporaciones se pueda hacer la misma comunicación si se estima oportuno.
El colegiado/usuario autoriza de forma expresa al Colegio de Abogados y al Consejo General de la Abogacía Española para tratar los datos de carácter personal facilitados por el colegiado/usuario como consecuencia de este servicio de cuentas de correo, que serán objeto de tratamiento del que será el responsable el colegiado/usuario y cuya finalidad será la gestión de la presente relación y demás actividades relacionadas con el servicio de cuentas de correo.

Los datos facilitados por los usuarios para la creación de las cuentas de correo profesional tendrán el carácter de confidenciales y sólo podrán ser utilizados por el Colegio de Abogados y el Consejo General de la Abogacía Española para el desarrollo y la gestión de la presente relación.

Finalizada la presente relación, el Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española darán de baja las cuentas de correo, de conformidad con lo previsto en las normas de protección de datos de carácter personal.

El colegiado/usuario podrá ejercer, ante el Colegio de Abogados cuando este actué como Responsable los derechos de; acceso, rectificación o supresión, limitación, oposición o en su caso la solicitud de portabilidad de sus datos ante el mencionado Responsable del fichero y en la dirección de cada Colegio. Para ello podrá dirigirse ante el Responsable por correo postal, acompañando a su solicitud una copia de DNI, o enviando un correo electrónico que incluya firma electrónica.

10. El colegiado/usuario como Responsable autoriza al Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española como encargados de tratamiento de sus datos a subcontratar la gestión del servicio. A tal efecto, el Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española informan a los usuarios de que el servicio de correo ofrecido está subcontratado con las siguientes empresas:

CONSEJO GENERAL DE LA ABOGACIA ESPAÑOLA
COLEGIOS DE LA ABOGACÍA
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA CGAE S.L.U.
ACENS
MICROSOFT IBÉRICA S.R.L. Unipersonal
ARSYS S.L.U

11. El colegiado/usuario como Responsable acepta de forma íntegra las condiciones de encargo de tratamiento que asumen el Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española como Encargados de Tratamiento y que se recogen en el anexo I que forma parte integrante de las presentes Condiciones y normas de uso.

ANEXO I – CONTRATO ENTRE RESPONSABLE Y ENCARGADO PARA EL USO DEL CORREO DE LA ABOGACIA

1. Objeto del encargo del tratamiento

Mediante las presentes cláusulas el colegiado/usuario como Responsable del Tratamiento habilita al Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española como Encargados del Tratamiento, para tratar por su cuenta los datos de carácter personal necesarios para la prestación del Servicio de cuentas de correo de la Abogacía

2. Identificación de la información afectada

En el marco de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el encargado podrá tratar la información que se describe a continuación:

1. Datos que trata el Colegio de Abogados como encargado:

a. Datos identificativos de cuenta de correo

b. Datos referidos al alta y baja de la cuenta de correo

2. Datos que trata el Consejo General de la Abogacía como encargado:

a. Datos propios del colegiado/usuario

b. Datos personales contenidos en la cuenta de correo Abogacía

c. Datos necesarios para administrar el servicio de correo Abogacía y la cuenta del producto, incluido el control de la configuración relacionada con la privacidad del producto o de la cuenta del producto.

d. Datos de interacción, de diagnóstico y el contenido de sus comunicaciones y archivos asociados con su contenido en la cuenta de correo Abogacía y las cuentas del producto.

3. Duración

El presente anexo tiene una duración vinculada a la duración del contrato del que forma parte.

4. Obligaciones del encargado del tratamiento

Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española y todo su personal se obliga a:

a) Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para otras finalidades.

b) Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del CLIENTE.

c) Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión Europea o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al CLIENTE.

d) No comunicar los datos a terceros, salvo que cuente con la autorización expresa del CLIENTE. Para estos casos el CLIENTE identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar. Asimismo el Encargado podrá proceder a la comunicación de datos en los supuestos legalmente admisibles.

e) Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.

f) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

g) Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

5. Obligaciones del Responsable de tratamiento

Corresponde al colegiado/usuario, en cuanto responsable, cumplir las condiciones del servicio y la normativa aplicable en materia de protección de datos.

6. Subcontratación

El colegiado/usuario como Responsable autoriza al Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española como encargados de tratamiento a la subcontratación de los servicios objeto de este contrato. A tal efecto, el Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española informan a los usuarios que el servicio de correo ofrecido esta subcontratado con las siguientes empresas:

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA CGAE S.L.U.
ACENS
MICROSOFT IBÉRICA S.R.L. Unipersonal
ARSYS, SLU

El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones objeto de este servicio.

7. Deber de secreto

Colegio de Abogados, el Consejo General de la Abogacía Española y las empresas subcontratadas se comprometen a mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española se comprometen a garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente de la obligación establecida en el apartado anterior.

Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española garantizarán la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

8. Deber de colaboración con el colegiado/usuario

Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española se comprometen a asistir al colegiado/usuario en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

a) Acceso, rectificación, supresión y oposición

b) Limitación del tratamiento

c) Portabilidad de datos

d) A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)

Cuando las personas afectadas ejerzan tales derechos ante el Colegio o alguna de las empresas subcontratadas, estas deberán comunicarlo por correo electrónico a la dirección profesional del colegiado/usuario. La comunicación debe hacerse en un plazo no superior a 5 días hábiles siguientes al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

Corresponde al colegiado/usuario facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.

9. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos

Colegio de Abogados y Consejo General de la Abogacía Española notificarán al colegiado/usuario, sin dilación indebida, y a través de métodos que dejen constancia de tal comunicación, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.

b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.

c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.

d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

10. Medidas de seguridad

El Consejo General de la Abogacía Española, como ENCARGADO del tratamiento, con carácter periódico realiza la evaluación de riesgos en materia de seguridad de la información, de la que se derivarán la implantación de mecanismos adecuados a los riesgos detectados tal y como se describe en el artículo 32 del RGPD y en el Esquema Nacional de Seguridad y en concreto:

Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

Las certificaciones de seguridad correspondientes se encuentran disponibles a petición del colegiado/usuario para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones.

11. Finalización del servicio

A la finalización del servicio, el colegiado/usuario, tendrá un plazo de tiempo razonable para poder acceder a descargar la información relativa a los datos personales o, en su caso, su envío a otro encargado designado por él mismo.

No obstante, el Consejo General de la Abogacía Española puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, con el propósito de cumplir con los planes de continuidad y los procedimientos de recuperación del servicio, así como cualquier otra obligación de la que puedan derivarse responsabilidades de su relación con el responsable del tratamiento.