Korte handleiding voor de digitale transformatie van het bedrijf

door Jordi Estalella
TWITTER @jordiestalella

Digitale transformatie is het proces waarbij het bedrijf de juiste technologische hulpmiddelen identificeert en deze gebruikt om het interne beheer, de klantervaring en de kennis van zijn markt te verbeteren. Het is een eenvoudige definitie, ontdaan van ornamenten, die de nadruk legt op de drie fasen waaruit het transformatieproces bestaat: analyse, implementatie en gebruik van technologieën, terwijl het tegelijkertijd de efficiëntie, winstgevendheid en facturering (verkoop) beïnvloedt, essentiële doelstellingen van digitale transformatie .

Digitale transformatieprocessen bevatten een veelheid aan variabelen die moeten worden aangepast aan de bijzonderheden van elk kantoor. Er zijn echter enkele algemene aanbevelingen waarmee rekening moet worden gehouden als u overweegt een digitale verandering te bevorderen of er al mee bent begonnen.

1. Analyseer de waardeketen

Las actividades desarrolladas por el despacho para generar valor a los clientes recibe el nombre de “cadena de valor”. En los servicios jurídicos el ciclo o cadena comprende cuatro actividades diferenciadas. La primera es el diseño del servicio, en la que se concibe la solución jurídica adecuada al problema de un cliente o grupo de clientes. La segunda actividad consiste en la producción del servicio. Durante la producción se modela el conocimiento o solución jurídica que acaba materializándose en un contrato, informe, juicio o una declaración de impuestos. El tercer eslabón de la cadena es la prestación del servicio y abarca la suma de interacciones o puntos de conexión entre el cliente y el despacho. Por último, el objeto de la cuarta actividad es perseguir la contratación de nuevos encargos generando valor a la comunidad de clientes.

2. Stel de noodzaak en reikwijdte van de transformatie vast

Digitale transformatie omvat de toepassing van een reeks technologieën op de activiteiten die deel uitmaken van de waardeketen. Deze set staat bekend onder de Engelse afkorting SMAC: sociaal, mobiel, analyse en cloud. Het concept sociaal verwijst naar de technologieën die de communicatie tussen het bedrijf en zijn gemeenschap van huidige of potentiële klanten, in feite sociale netwerken, vergemakkelijken. De Mobiele technologie rust op apparaten zoals smartphones, steeds vaker gebruikt om informatie te zoeken en diensten in te huren. De data-analyse afkomstig uit het bedrijf vormt een primaire informatiebron voor het nemen van strategische en operationele beslissingen. De technologie cloud maakt het mogelijk om tegen lage kosten storageservers, databaseplatforms en beheer-, samenwerkings- en communicatiesoftware te huren. Juist door de betaalbare prijzen van deze cloudsystemen kunnen kleine bedrijven de technologische capaciteit van grotere bedrijven evenaren.

Om de reikwijdte van de transformatie die uw bedrijf nodig heeft vast te stellen, onderzoekt u de waardeketen in het licht van de SMAC-suite van technologieën. De ontwerpactiviteit zou misschien efficiënter zijn en de service innovatiever met een samenwerkingstool en innovatie, zoals ik elders schreef, is een onverbiddelijke verplichting in kantoren. Ofwel de automatisering van sommige processen zou de winstgevendheid verhogen, ofwel een mobiele applicatie die op een platform wordt gehost cloud het zou klanten helpen om onmiddellijk antwoord op hun vragen te krijgen, of de aanwezigheid en geplande activiteit op sociale netwerken zou het verkeer naar uw website en daarmee verkoopkansen vergroten.

3. Identificeer de juiste technologie

Als eenmaal is bepaald welke delen van de waardeketen vatbaar zijn voor transformatie, is het tijd om de juiste technologische hulpmiddelen in te huren. Ik stel voor dat u de volgende criteria toepast om uw beslissing te nemen uit de vele bestaande tools. Ten eerste, kies voor de technologie met de hoogste acceptatie door de markt. Twee: kies de meest gespecialiseerde tool voor de functie die je nodig hebt. Deze twee richtlijnen zijn voldoende in de meeste elementaire digitale transformatieprocessen.

Enkele voorbeelden van technologische hulpmiddelen die aan deze criteria zouden voldoen, zijn het platform cloud van Google, met zijn Drive-opslagtoepassing, het collaboratieve documentpakket, van de tekstverwerker tot de kalender; Amazon's ontwikkelplatform voor cloudapplicaties; de software klantenbeheer (CRM), Salesforce; Microsoft Dynamics 365; het perron van email marketing MailChimp; en de software taak- en projectbeheer Asana, BaseCamp of SharePoint.

4. Plan een geleidelijke implementatie

De drie belangrijkste obstakels voor digitale transformatie in een kantoor zijn de moeilijkheid om tijd te besteden aan taken die niet direct verband houden met technisch werk en het factureren van lopende opdrachten (aandacht voor onmiddellijke doelstellingen), het onderbenutten van technologie (het is wel en niet gebruikt) en het ontbreken van een gevoel van urgentie voor verandering (het is niet nodig of het lost niets op).

Elke hindernis vereist een specifieke oplossing, maar een formule die vaak vrij goed werkt om de eerste twee in transformatieprogramma's te overwinnen, is om elk jaar een doel te stellen en uw uitvoering op te splitsen in maandelijkse taken, van de eenvoudigste tot de meest complexe. Het feit dat je een eenvoudige taak volbracht ziet, zal de prestatie van de volgende motiveren.

Wat betreft het derde obstakel, het creëren van een gevoel van urgentie is niet nodig als je niet wilt overleven in een omgeving van groeiende onzekerheid. Immers, parafraserend de advocaat en filosoof van de beheer, Peter Drucker, overleven is geen mandaat. Het is aan u.

Jordi Estalella
Partner van het innovatieadviesbureau VeranderWerk
TWITTER: @jordiestalella