Consideraciones en torno a la independencia entre el árbitro y la institución administradora

Como es sabido, el arbitraje es un mecanismo alterno de solución de controversias, diseñado para desarrollarse ya sea con el impulso de las propias partes involucradas y del tribunal arbitral¹ que éstas llegaren a conformar (lo que conocemos como un arbitraje ad-hoc), o bien, con el apoyo de una institución especializada en prestar servicios de administración de este tipo de procedimientos (lo que conocemos como arbitraje institucional o administrado).

En ese sentido, es fundamental entender que la institución administradora y el árbitro son figuras distintas. Bajo ninguna circunstancia podría hablarse de delegación de la labor arbitral entre la primera y el segundo, ya que la institución administradora y el árbitro juegan roles distintos en el procedimiento arbitral y, por tanto, cumplen funciones específicas diferentes unas de otras.

Por un lado, las funciones de una institución administradora son, en términos generales, las siguientes: la puesta a disposición y la efectiva aplicación de sus reglas de arbitraje; (ii) la intervención de la institución en los supuestos previstos en sus propias reglas –administrativos y procesales (en algunos casos), y; (iii) el seguimiento constante del procedimiento para asegurar el cumplimiento de las mismas.

De manera más específica, las funciones de un centro administrador se traducen en lo siguiente:

• apoyar a las partes y a los árbitros en cuestiones administrativas relacionadas con el procedimiento, así como resolver las consultas y dudas de carácter interpretativo o procesal que pudieran surgir;
• realizar las notificaciones en el procedimiento según los casos previstos para ello en las reglas de arbitraje de la institución de que se trate;
• vigilar el cumplimiento de los plazos previstos en las reglas de arbitraje de la institución en cuestión, tanto por las partes como por el Tribunal Arbitral, y dar seguimiento puntual y constante al procedimiento;
• designar al árbitro o árbitros que resolverán la controversia, según lo previsto en el acuerdo de arbitraje y en las propias reglas de arbitraje, o bien, confirmar a los árbitros designados por las partes, previa verificación de su independencia;
• asegurarse de la independencia de los árbitros frente a las partes y de su imparcialidad en el actuar.

Para ello, las instituciones tienen la práctica de solicitar a los árbitros la firma de una declaración de independencia previo a su confirmación (cuando el árbitro es nombrado por las partes) o previo a su nombramiento (cuando ello le corresponde a la institución de conformidad con el acuerdo de arbitraje o en los términos de las propias reglas de arbitraje).

• Lo anterior implica que los árbitros deberán ser y permanecer independientes de las partes durante todo el procedimiento y actuar con imparcialidad, asegurándoles un trato igual;
• fijar la provisión de fondos para cubrir los gastos del arbitraje en los términos previstos en las reglas de arbitraje y coordinar que las partes cubran dichas provisiones de fondos según les corresponda;
• en algunos casos, decidir aspectos procesales, a falta de acuerdo de las partes, tales como el lugar del arbitraje o el idioma;
• resolver cualquier solicitud de recusación y remoción de árbitros, así como proceder con la correspondiente sustitución;
• apoyar al Tribunal Arbitral y a las partes en aspectos de coordinación logística y contratación de servicios para las audiencias, así como inclusive, ofrecer infraestructura para ello;
• revisar cualquier laudo en términos de forma antes de que éste pueda ser notificado a las partes, si así lo prevén las reglas de arbitraje, y;
• pagar a los árbitros los honorarios y gastos correspondientes por la atención del procedimiento. Algunas instituciones, inclusive, se encargan de coordinar aspectos de facturación entre los árbitros y las partes.

El Tribunal Arbitral, por su parte, tendrá la función primordial y exclusiva de resolver la controversia en cuestión que haya sido sometida a la administración, en su caso, de una determinada institución arbitral. Es decir, el árbitro resuelve y la institución administra.

Para ello, el Tribunal Arbitral, en uso de las facultades conferidas por las partes (mediante el acuerdo de arbitraje y de conformidad con la lex arbitri): (i) determinará la litis en función de las pretensiones y promociones de las partes; (ii) conducirá el procedimiento arbitral en los términos previstos en las reglas de arbitraje aplicables (las de la institución administradora elegida por las partes, si fuera el caso), así como en los términos de las reglas específicas para la conducción y desarrollo del procedimiento que las propias partes y el tribunal arbitral acuerden (ya sea al momento de la suscripción del Acta de Misión, cuando aplica, o bien al momento de la elaboración del calendario procesal provisional), y; (iii) valorará los argumentos, alegatos y pruebas que las partes hayan aportado al procedimiento, previa determinación de su admisibilidad y en función de su pertinencia² para, finalmente³, decidir o resolver la controversia en forma definitiva y vinculante con el dictado del laudo.

Ahora, si bien una de las mayores exigencias en la legislación arbitral –incluida la mexicana- es que todo árbitro debe ser y permanecer independiente de las partes, en realidad dicha regla debe entenderse y hacerse extensiva también a la institución administradora. Esto es, el árbitro debe ser –y parecer- independiente de la institución administradora en cuanto a su facultad de decidir el fondo de la controversia, máxime si es la institución quien lo nombró, puesto que en forma alguna podría suponerse que la institución ejerce un control sobre el árbitro y sus facultades más allá de un control de calidad sobre el procedimiento y, en todo caso, sobre la independencia del árbitro frente a las partes.

A modo de conclusión, podemos decir que el árbitro y la institución administradora tienen funciones y alcances naturalmente distintos. Uno resuelve y la otra administra. El árbitro debe ser –y parecer- independiente no sólo de las partes sino también de la institución administradora y ésta debe propiciar las condiciones necesarias para que el árbitro se desempeñe de manera imparcial, en pleno uso de sus facultades conforme a la lex arbitri y a las prácticas arbitrales (nacionales e internacionales).

1.             Entiéndase el o los árbitros que resolverán la controversia.

2.             Ver artículo 1435 del Código de Comercio mexicano.

3.             Asegurándose de que las partes hayan tenido una oportunidad plena -o razonable, como lo señalan algunos reglamentos de arbitraje- de “presentar su caso”.

Carolina Castellanos López, Abogada Consultora especialista en arbitraje, Ex Secretario General del Centro de Arbitraje de México

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